第一章　總　則

第一條 為進一步規范 廣東 省（不含深圳市，下同）各市、區vinbet浩博（以下統一簡稱：地市協會） 檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、 中國保監會 《關于加強保險業社團組織建設的指導意見》（ 保監發〔2007〕118號） 及 《廣東保監局關于印發〈關于加強vinbet建設的指導意見〉的通知》（粵保監發〔 2013 〕 148 號）要求， 結合地市協會實際情況， 廣東省国际浩博vinbet（以下簡稱：省保協）特制定 本制度。

第二條 本制度所指的檔案是指地市協會日常組織管理活動中形成的具有查考價值的，以文字、圖表、聲像和設備材料等形式為載體的歷史資料。

第三條 檔案管理工作是地市協會組織管理工作的重要組成部分，地市協會應重視檔案管理工作，規范管理，確保檔案的完整與安全。

第二章 檔案的收集、歸檔

第四條 地市協會應將已辦理完畢的、具有保存價值的歷史資料整理妥當后，做好歸檔。地市協會秘書處負責檔案管理工作的部門在接收檔案時，應檢查檔案材料是否齊全完整、整理是否規范。

第五條 地市協會需歸檔的資料主要包括文書檔案、聲像檔案、財務檔案和設備檔案等。

第六條 地市協會應根據國家檔案局及有關部門規定，編制檔案保管期限。文書檔案、聲像檔案和設備檔案的保管期限分永久、長期（ 16 － 50 年）和短期（ 15 年以下）三種；財務檔案按《會計檔案管理辦法》將保管期限分為永久、定期兩類，其中定期保管期限分為 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年 5 類。

第七條 文書檔案

（一）歸檔范圍和保管期限

1. 地市協會申請成立登記、變更登記、備案、注銷登記的材料。（永久）

2. 各級登記管理機關和上級單位對地市協會進行年度檢查、行政執法等形成的材料。（永久）

3. 地市協會各項內部規章制度。（永久）

4. 地市協會會員大會、理事會、會長辦公會、專業委員會會議等重要會議的材料，包括會議通知、日程、講話、報告、總結、會議記錄、會議紀要和獎勵名單等材料。（永久）

5. 一般專業性會議的相關材料。（長期）

6. 地市協會的通知、函、請示、批復、通報等各類公文。（重要的則永久保管，一般事務性的則長期保管）

7. 上級單位召開的會議材料。（重要、有查考意義的則永久保管，一般事務性的則短期保管）

8. 上級單位下發的文件材料。（重要的則永久保管，一般事務性的則短期保管）

9. 地市協會的工作總結、報告和計劃。（年度的、重要專題的則永久保管；半年的、季度的、一般專題的則短期保管）

10. 地市協會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。（永久）

11. 地市協會職工的勞動關系、工資福利、獎勵處分、職務任免等人事管理材料。（永久）

（二）移交手續

地市協會的文書檔案材料由該協會綜合部統一保管。每年三月底前收集上年度檔案，六月底前整理歸檔完畢。

第八條 聲像檔案

（一）歸檔范圍

地市協會的聲像檔案主要包括反映地市協會重要活動的照片、錄音、錄像、剪報等。

（二）保管期限

永久保管。

（三）移交手續

地市協會聲像檔案材料在完成制作后一個月內完成歸檔，由綜合部 統一保管。

第九條 財務檔案

（一）歸檔范圍和保管期限

1. 各種原始憑證和記賬憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；會計撥款憑證及其他會計憑證；日記賬，總賬；明細分類、分戶或登記簿；會計移交清冊。（十五年）

2. 稅收日記賬 ( 總賬 ) 和稅收票證分類出納帳；現金出納賬、銀行存款賬；會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。（二十五年）

3. 年度財務預、決算報告，財務審計報告。（永久）

（二）移交手續

地市協會 財務檔案在會計年度終了后，可暫由財務崗位人員保管一年，期滿后由財務崗位人員編制移交清冊，移交 綜合部 統一保管。

第十條 設備檔案

（一）歸檔范圍

地市協會 的設備檔案主要包括汽車、電腦、空調、大型通訊設備等固定資產附帶的隨機材料，如說明書、光盤、合格證、保修卡等。

（二）保管期限

長期保管。

（三）移交手續

地市協會 設備檔案材料應隨時歸檔，由綜合部統一保管。

第十一條 其他需要歸檔的材料

地市協會其他需要歸檔的材料根據其重要程度規定保管期限，應在每年第一季度完成歸檔， 由綜合部統一保管 。

第十二條 歸檔的檔案載體與書寫材料應符合耐久性要求和有關技術標準。嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆、水性筆等不耐久書寫材料。

第十三條 已產生電子文件的應實行紙質文件、電子文件雙套制保存。歸檔的電子文件應同時儲存描述生成電子文件的職能活動、作用、辦理過程、辦理結果、形成環境等輔助信息，并轉換成標準格式后以光盤形式儲存。電腦內存檔案要注意防病毒，防止檔案資料丟失，應做好必要的備份。

第三章 檔案的整理

第十四條 地市協會檔案應按文書檔案、聲像檔案、財務檔案和設備檔案等不同檔案內容分類整理成相對獨立的保管單位。

第十五條 對新入庫的地市協會檔案應正確劃分保管期限。

第十六條 地市協會檔案跨年度按登記證號順序排列、編號，盒內文件材料按件依形成的時間順序排列、編號。每件內文件材料按正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；結論性文件在前，論證性文件在后；匯總性文件在前，基礎性文件在后的順序排列，并按件裝訂。

按件裝訂好的檔案裝入盒內，并填寫盒封面和盒脊，盒內放置盒內目錄和備考表。

第十七條 地市協會檔案盒內檔案可依歸檔范圍所列各類文件材料排列順序編制件內目錄，件內目錄包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項目。

第十八條 地市協會檔案的編目

（一）協會檔案應建立目錄。

（二）協會檔案盒內文件材料應逐件編件號。

（三）協會檔案盒內以件為單位編件內文件頁（張）號，件內有圖文的頁面逐頁在文件正面的右上角、反面的左上角以兩位阿拉伯數字編寫。

（四）每件按文件材料排列順序和內容填寫件內目錄。

第四章 檔案的利用

第十九條 查、借、閱檔案，應如實按要求填寫《檔案借閱登記表》。查閱時嚴禁對檔案勾劃、涂改、標記號、折疊、抽取、撕毀、污損、撤換、添加內容等，不得轉借，須專人專用。

第二十條 檔案借閱的最長期限為兩周。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應撰寫書面報告，報協會行政負責人處理。

第五章　檔案的銷毀

第二十一條 銷毀的檔案需嚴格掌握，銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經檔案主管領導審批。銷毀的檔案要嚴格執行保密規定。

第二十二條 檔案銷毀清冊要永久保存。

第二十三條 地市協會注銷登記后，地市協會應向當地綜合檔案館移交注銷協會的檔案。

第六章　附　則

第二十四條 本制度由省保協秘書處負責修訂和解釋。

第二十五條 本制度自發布之日起實施。